Урок 17-18. Создание, просмотр и экспорт отчетов

1. Назначение и роль отчетов в базах данных

Отчет — это объект базы данных, предназначенный для вывода информации в удобном для просмотра и печати виде. В отличие от форм, которые часто используются для ввода данных, отчеты ориентированы на представление и анализ данных.

Основные функции отчетов:

• Обобщение и анализ данных: Отчеты позволяют группировать данные, вычислять итоги, средние значения, количество записей и другие статистические показатели.

• Форматирование и презентация: Данные в отчете можно красиво оформить, добавить заголовки, колонтитулы, логотипы, что делает их готовыми к печати и распространению в виде документов.

• Распространение информации: Отчеты можно экспортировать в различные форматы (PDF, Excel, Word) для отправки по электронной почте или публикации.

Источником данных для отчета могут служить как таблицы, так и запросы. Использование запросов особенно полезно, когда нужно отобразить в отчете данные из нескольких связанных таблиц или только определенные записи, отвечающие некоторым критериям.

2. Режимы работы с отчетами

В Microsoft Access можно работать с отчетами в нескольких режимах, каждый из которых предназначен для разных задач:

Режим просмотра (Представление)

Режим по умолчанию для просмотра готового отчета. Позволяет копировать данные в буфер обмена. Данные в этом режиме нельзя редактировать.

Режим предварительного просмотра

Показывает отчет exactly в том виде, в каком он будет напечатан. Используется для проверки макета, полей, колонтитулов перед печатью. Позволяет настроить масштаб и количество отображаемых страниц

Режим макета

Удобен для внесения изменений в дизайн отчета: изменения размера полей, добавления новых полей, применения форматирования. Элементы отчета привязаны к данным, что облегчает редактирование

Режим конструктора

Предоставляет максимальный контроль над структурой отчета. Позволяет добавлять и настраивать любые элементы, включая вычисляемые поля, фон, изменять источник данных и т.д. В этом режиме отчет отображается схематично, без реальных данных

3. Инструменты для создания отчетов

Вкладка «Создание» в Access содержит группу «Отчеты», в которой есть несколько инструментов:

1. «Отчет» 🚀: Самый быстрый способ создать простой табличный отчет. Достаточно выделить в области навигации таблицу или запрос и нажать эту кнопку. Access автоматически сгенерирует отчет.

2. «Пустой отчет» 🎨: Создает чистый лист в режиме макета. Поля для отчета можно перетаскивать из области «Список полей», что дает гибкость в дизайне.

3. «Мастер отчетов» 🧙: Пошаговый мастер, который позволяет гибко настроить отчет: выбрать поля из нескольких таблиц/запросов, задать группировку, сортировку и макет.

4. «Конструктор отчетов» ⚒️: Наиболее мощный инструмент. Открывает пустой отчет в режиме конструктора, где можно вручную добавить все необходимые элементы управления и разделы.

5. «Наклейки» 🏷️: Специализированный мастер для создания отчетов, отформатированных под печать на листах наклеек (например, почтовых адресов).

4. Структура (разделы) отчета

Понимание структуры отчета критически важно для его правильного оформления. Отчет состоит из нескольких разделов, каждый из которых выводится на печать в определенном месте.

plaintext

[ Заголовок отчета ] (только на первой странице)

[ Верхний колонтитул страницы ] (на каждой странице)

    [ Заголовок группы ] (например, "Год постройки: 2010")

        [ Область данных ] (основные данные, повторяется для каждой записи)

    [ Примечание группы ] (итоги для группы)

[ Примечание отчета ] (общие итоги по всему отчету)

[ Нижний колонтитул страницы ] (на каждой странице)

Назначение разделов:

• Заголовок/примечание отчета: Для вывода информации, общей для всего отчета (название, логотип, общие итоги через Sum(), Avg()).

• Заголовок/примечание группы: Для вывода названия группы и подведения итогов по ней (например, сумма продаж по региону).

• Область данных: Основное содержание, где выводятся данные каждой записи.

• Верхний/нижний колонтитул страницы: Для вывода информации, повторяющейся на каждой странице (номера страниц, дата печати, название отчета).

5. Группировка, сортировка и итоги

Для анализа данных в отчете их необходимо упорядочить.

• Группировка позволяет объединять записи по общему признаку (например, группировка квартир по году постройки дома).

• Сортировка упорядочивает записи внутри группы или всего отчета (например, по возрастанию цены).

• Итоги добавляются с помощью встроенных агрегатных функций, которые размещаются в примечании группы или отчета.

Панель «Группировка, сортировка и итоги» является основным инструментом для настройки этих параметров.

6. Экспорт отчетов

Созданный отчет часто необходимо сохранить в отдельном файле для передачи или печати на другом компьютере. Эта операция называется экспортом.

Популярные форматы для экспорта:

• PDF: Идеален для печати и распространения, так как сохраняет все форматирование и не позволяет изменять данные.

• Microsoft Word (.docx): Удобен для дальнейшего редактирования текста.

• Microsoft Excel (.xlsx): Подходит для переноса данных для дальнейшего анализа и построения диаграмм.

• Текстовые файлы (.txt): Используются для простого хранения данных или интеграции с другими системами.

Процесс экспорта:

1. Выделите или откройте отчет в области навигации.

2. Перейдите на вкладку «Внешние данные».

3. В группе «Экспорт» выберите нужный формат (например, PDF или XPS).

4. В открывшемся диалоговом окне укажите имя файла и параметры экспорта (например, качество вывода).

5. Нажмите «ОК» или «Публиковать» для завершения операции.

Видео урок по данному уроку от учителя информатики Трашкова Олега Леонидовича